Ep.03 – Il Quadrante del Tempo

Il quadrante del tempo (o di Eisenhower) è una tabella che ci aiuta a suddividere i nostri compiti, incrociando i concetti di urgenza e importanza. È composta da due righe e due colonne, che vanno a formare quattro aree o celle./7

Prendete un foglio bianco e disegnate una tabella di due righe e due colonne. Il titolo della prima colonna è “Urgente”; il titolo della seconda è “Non urgente”. Il titolo della prima riga è “Importante”, mentre quello della seconda riga è “Non importante”.

Ottenete così quattro quadranti:

Il quadrante 1 in alto a sinistra è relativo alle attività urgenti e importanti;

Il quadrante 2 in alto a destra racchiuderà le attività importanti ma non urgenti;

Il quadrante 3 in basso a sinistra le attività urgenti ma non importanti;

Il quadrante 4 in basso a destra le attività non urgenti e non importanti.

Il primo passo per dare un ordine al nostro tempo, e quindi alla nostra vita, consiste nell’imparare a distinguere quattro categorie di compiti:

1. Quelli importanti e urgenti
2. Quelli importanti ma non urgenti
3. Quelli non importanti ma urgenti
4. Quelli non importanti e nemmeno urgenti

Per poterlo fare, dobbiamo avere molto in chiaro cosa intendiamo per “importante” e “urgente”, in riferimento ai compiti della nostra vita.

L’importanza si riferisce al valore che quel compito ricopre per noi, occorre quindi riflettere su cosa conta e vale per noi nella nostra vita. Gli obiettivi che di volta in volta ci poniamo, sono un mezzo per raggiungere (o evitare) qualcosa d’importante per noi.

Allora un compito è importante quando è determinante per raggiungere un tale obiettivo.

Più l’obiettivo è importante, più l’attività a esso connessa sarà importante.

Quanto all’urgenza di un compito, quando questa non sia evidente possiamo chiederci: “cosa accadrebbe se lo posticipassi o non lo facessi del tutto? Che impatto avrebbe questa decisione nella mia vita, nella situazione corrente, nelle mie finanze, relazioni, famiglia ecc.?” Se ritengo urgente l’azione in questione perché mi consente di evitare un evento sgradevole, che probabilità c’è che esso accada?

Infine occorre distinguere il concetto di urgenza da quello di priorità: prioritario è qualcosa che si riferisce a un ordine temporale nell’esecuzione di una serie di azioni. Quindi un compito prioritario è ciò che viene per primo in una serie di compiti.

Stabilire le priorità significa stilare una graduatoria di svolgimento temporale dei compiti in programma. Ogni priorità può essere calcolata incrociando importanza, urgenza e tempo di svolgimento del compito.

Il nostro tempo è quindi utilizzato in diversi tipi di attività (che non significano solo “fare”: anche l’ozio è un’attività, per di più benefica se ci rilassa ed è di quello che abbiamo bisogno in quel momento…). Uno o più quadranti possono prevalere sugli altri, indicando la quantità di tempo dedicata a quel tipo di attività. Il fatto che si dilati un quadrante piuttosto che un altro non porta agli stessi risultati e allo stesso impatto sulla nostra esistenza.

Stephen Covey nel suo best-seller “I Sette Pilastri del Successo- L’Arte della Leadership” (Bompiani, 1997) indica dei casi limite, come potete osservare qui sotto:

1.o caso: il quadrante 1 prende il sopravvento, la persona gestisce la propria esistenza lasciandosi dominare dalle crisi.

2.o caso: quando a dominare è invece il quadrante 3, sprecano molto tempo in faccende urgenti ma non importanti, relative al quadrante 3, pensando di trovarsi invece nel quadrante 1. Passano la maggior parte del proprio tempo reagendo a cose urgenti ma non importanti: l’urgenza di queste cose si basa su priorità e aspettative di altre persone.

3.o caso: le persone che passano la maggior parte del loro tempo esclusivamente nei quadranti 3 e 4 conducono vite fondamentalmente irresponsabili:

Infine, indica Covey, «le persone efficaci rimangono fuori dai quadranti 3 e 4 perché, urgenti o no, quelle attività non sono importanti. Inoltre restringono il quadrante 1 passando più tempo nel quadrante 2.

Il quadrante 2 è il cuore di un’efficace gestione personale. Esso riguarda cose non urgenti, ma importanti: lo sviluppo di relazioni, la preparazione di una dichiarazione di intenti personale, la pianificazione sul lungo termine, il far pratica, la manutenzione preventiva: tutte quelle cose che sappiamo di dover fare, ma che ci decidiamo a fare di rado dato che non sono urgenti. Le persone operativamente efficaci non hanno in mente soprattutto i problemi ma le opportunità. Alimentano le opportunità e fanno morire di fame i problemi. Pensano preventivamente. Grazie all’attenzione e sviluppo del quadrante 2, le crisi e le emergenze sono in numero esiguo.»